A assinatura eletrônica já se tornou parte do cotidiano de uma empresa, não é mais novidade ter integrado a uma plataforma a possibilidade de assinar documentos eletronicamente.
Apesar não ser mais uma novidade, ainda se tem um pouco de desconfiança quanto a assinatura eletrônica, pelo fato de fugir um pouco da forma tradicional de assinar documentos – imprimindo diversas páginas e aguardando a assinatura dos responsáveis – mas com uma plataforma segura, que garante proteção e salvaguarda jurídica, pode trazer mais tranquilidade para o uso da tecnologia nesse quesito.
Já pensou que trazer essa tecnologia para a sua empresa traz uma gama de benefícios? Otimização de tempo: tanto para quem gera o documento quanto ao envio dos papéis para a espera da assinatura; baixo custo: pois não é necessário imprimir pilhas de papéis.
Veja nesse post tudo o que você precisa saber sobre a assinatura eletrônica.
Características da assinatura eletrônica
Para que se torne um meio seguro para realizar as assinaturas, é preciso estar atento a alguns requisitos que é necessário na plataforma que realiza esse fluxo, são eles:
– Integridade: garante que o documento não foi adulterado ou fraudado;
– Autenticidade: identifica quem foi o autor da assinatura, por meio de uma chave privada que garante a autoria da assinatura;
– Registro da assinatura: quando foi feita e como foi feita a assinatura.
Dessa forma, de maneira geral, a assinatura eletrônica é usada para acessar e compartilhar dados e informações em meios digitais. Além disso, a forma e o nível de segurança dessa identificação depende de cada organização.
Existe validade jurídica?
A legalidade da assinatura eletrônica vem da Medida Provisória 2.200/2001-2, que diz em seu 1° artigo a garantia de “autenticidade, integridade e validade jurídica de documentos em forma eletrônica, bem como da realização de transações eletrônicas seguras”.
Essa solicitação vem desde 2001, reparando as inúmeras denúncias anuais sobre estelionato e falsificação de assinaturas e contratos, recibos, receitas médicas e também diplomas.
Quais as vantagens da assinatura eletrônica?
Redução de custos
Uma das principais vantagens, pois utilizar de uma plataforma de documentação online integrado a assinatura eletrônica, reduz a compra de papel, impressoras, materiais para o uso de documentos, salas para arquivos, entre outros. Sem contar que contribui para a preservação do meio ambiente.
Velocidade
Com a utilização da assinatura eletrônica, pode diminuir o tempo de espera e fechamento de contratos em 50% nas empresas.
Além disso, é possível reduzir os dias de coleta de assinaturas, seja de contratos, fornecedores, entre outros tipos de assinaturas.
Mobilidade
Utilizar de plataformas online para armazenar documentos, é garantia que você poderá acessar esse arquivo de forma rápida e em qualquer lugar, e até em qualquer tipo de plataforma (computador, smartphones, tablets).
Outra questão dos documentos físicos que já foram assinados é o risco de perda desse documento, ou seja, é necessário coletar novamente a assinatura, passando por todo o processo que demanda tempo, e com a assinatura eletrônica, pode ser reproduzido diversas vezes.
Organização
Para documentos físicos, uma equipe perde muito tempo – cerca de 1 mês – para imprimir, assinar, entregar vias, armazenando e buscando nos arquivos.
Se todos os documentos são emitidos e armazenados em nuvem, não é necessário imprimi-los, o que significa que a empresa não perde dinheiro, e muito menos tempo procurando arquivos.
A assinatura eletrônica traz muito valor para a sua empresa, dentre tantas vantagens e benefícios que podem alavancar os processos e trazer a tecnologia para ter uma melhor organização e também ser um destaque no mercado onde a empresa atua.
Agora que você já sabe um pouco mais do que se trata a assinatura eletrônica, quer conhecer como funciona essa tecnologia dentro do NEOCRED? Acesse nosso site para conhecer mais, ou veja na prática esse processo!